在招投标活动中，委托代理协议的及时归档直接关系到程序的合法性与有效性。《招标投标法》第十九条明确规定，招标文件应当包括项目的技术要求、对投标人资格审查的标准等实质性要求和条件。实际操作中，代理机构需在招标文件出售前完成协议签署并返还招标人，否则可能影响后续流程。例如2023年华东某市新区道路工程招标中，某代理公司因未按时返回已签署的协议原件，导致整个项目开标时间推迟近两周，被监管部门认定为程序违规。需特别注意，部分地区还要求提前附情况说明并报批，否则招标人可依法拒绝盖章确认。
中标结果公示后的书面材料归档同样具有明确时限——通常需在15日内提交全套符合格式要求的资料。若超期未提交，自第20日起可能面临暂停参与新项目的处罚。笔者在处理类似案件时发现，不少企业因内部流程疏漏导致材料延迟或错漏，最终引发合规风险。如某建材公司2022年因未按要求退回技术响应文件而被暂停投标资格三个月，这再次提醒我们应高度重视投标文件归档的完整性与时效性。如某建材公司2022年因未按要求退回技术响应文件而被暂停投标资格三个月，这再次提醒我们应高度重视投标文件归档的完整性与时效性。
电子化归档已成为当前招投标管理的重要趋势。根据实践要求，寄送纸质材料前一日需将全部电子文档压缩发送至指定邮箱，以实现线上线下双重备份。笔者认为这种双轨制策略不仅能提升资料安全性，还可为争议解决提供清晰轨迹。尤其对于跨区域大型项目，电子预审机制可显著降低因材料缺失导致的程序性质疑。
实务建议：1.建议设置专职岗位动态跟踪协议及中标资料的归档进度；2.推行"云存储+物理邮寄"并行模式确保投标文件归档万无一失；3.每季度开展分公司层级归档合规性审计。
思考问题：当遇到极端天气导致物流中断时，能否以不可抗力为由主张延长资料提交期限？
