随着我国社会主义市场经济体制的日益成熟,会计档案管理的重要性愈发凸显,2015年12月11日,财政部与国家档案局联合发布第79号令,对《会计档案管理办法》进行了全面修订,并于2016年1月1日起正式施行,该办法共31条,旨在强化会计档案管理,统一会计档案管理制度,为社会主义市场经济的发展提供坚实的保障,1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)被废止。
在《会计档案管理办法》中,会计法对会计档案室的规定明确指出,第一条强调加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,以更好地服务于社会主义市场经济的发展,第二条则规定,国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织,均应遵循本办法管理会计档案。
第三条明确了各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查,第四条要求各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,确保会计档案得到妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
为了加强会计档案的科学管理,统一全国会计档案工作制度,更好地为社会主义经济事业服务,本办法第一条和第二条对会计档案的定义和范围进行了明确规定,会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
会计档案室的规定:深度解读《会计档案管理办法》
根据《会计档案管理办法》,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,会计机构应编制移交清单,移交给本单位档案机构统一保管;如未设立档案机构,则应在会计机构内部指定专人保管,出纳人员不得兼管会计档案,会计档案的保管期限分为永久和定期两类。
销毁会计档案前,单位档案部门与会计部门需共同提出销毁建议,编制销毁清单,详细记录销毁档案的名称、卷号、册数、存档年度、档案编号、应保管期限及已保管期限等信息,单位负责人需在销毁清单上签署意见。
会计档案在企业运营中形成,具有保存价值,会计档案分为原始凭证、记账凭证、账簿与报表等,根据不同分类与保存期限整理归档,保管期限由国家和地区法规决定,通常根据档案重要性与查阅频率设定为短期、中期或长期,具体年限存在差异。
会计账簿类保管期限:日记账15年,其中现金和银行存款日记账25年;明细账、总账、辅助账15年;涉及外来和对私改造的会计账簿永久,法律依据为《会计档案管理办法》第十三条,单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。
单位因撤销、解散、破产等原因终止时,其会计档案应由业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆,单位分立时,会计档案应由存续方保管,涉及业务相关方的查阅和复制,对未结清事项的原始凭证应单独保存。
根据《会计档案管理办法》第八条,会计档案的保管期限分为永久、定期两类,定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
《会计档案管理办法》的详细内容解读
最新《会计档案管理办法》共有31条,其中第十四条对会计档案的保管期限进行了明确规定,会计凭证保管期限分为永久、定期两类,定期保管期限一般分为10年和30年,会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》第十三条要求单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏,单位保存的会计档案一般不得对外借出。
第一条和第二条明确了制定本办法的目的和适用范围,本办法旨在加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规制定,国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第八条对会计档案的保管期限进行了详细规定,定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类,会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》的深度解析
《会计档案管理办法》主要包括会计档案的立卷和归档、会计档案的保管、会计档案的借阅、会计档案的销毁、会计档案管理的其他方面等5个内容,该办法完善了我国会计档案的定义和范围,明确了会计档案的鉴定销毁程序,明确了会计档案出境的管理要求,延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。
第六条规定,下列会计资料应当进行归档:会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;其他会计资料。
保管期满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以销毁,销毁程序如下:由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
《会计档案管理办法》第一条至第四条明确了制定本办法的目的、适用范围、解释部门和实施时间,该办法的制定,旨在加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务。
《会计档案管理办法》的发布和实施,对于加强我国会计档案管理,确保会计档案的完整性和安全性,维护经济秩序,促进社会信用体系建设具有重要意义,各单位应严格按照该办法的要求,加强会计档案管理工作,为我国社会主义市场经济的发展贡献力量。